Durch Mitarbeiterbeteiligung zu gelebten Prozessen. Die indiGo-Fallstudie zur Prozesseinführung (Kurzversion)

Warum ePartizipatives Prozesslernen? Nachhaltiger Wandel! Die Fähigkeit zum Wandel ist für Unternehmen von entscheidender Wichtigkeit für ihren Erfolg. Die Verkürzung der Innovationszyklen, steigender Kostendruck und individuelle Kundenwünsche stellen neue Herausforderungen an die Veränderungsfähigkeit erfolgreicher Organisationen [Schu00]. Diesen Herausforderungen sehen sich insbesondere Software-Organisationen gegenüber. Kurze Innovationszyklen durch rasanten technischen Fortschritt und schnelle Paradigmenwechsel bewirken eine schnelle Veralterung des vorhandenen Wissens und erfordern eine kontinuierliche, zielgerichtete Anpassung der Organisation. Konträr zur Notwendigkeit des Wandels steht der Erfolg von Projekten, welche den nötigen Wandel umsetzen sollen. Laut der ILOI-Studie von 1997 [MoC97] erreichen 4 von 10 Projekten, die Veränderungen implementieren sollen, weniger als 60 % Ihrer Ziele. Diese Projekte scheitern dabei in der Regel nicht an sachlich-fachlichen, sondern an mental-kulturellen Barrieren [KoMo02] Ein Ansatzpunkt für den umfassenden Wandel einer Organisation sind ihre Geschäftsprozesse und das damit verbundene Wissen. Daher bietet es sich an, die nötigen Veränderungen über Prozesslernen [ArSc78], d.h. die organisationsweite Einführung und Verbesserung eines Prozesses, zu bewerkstelligen. Im Fall des ePartizipativen Prozesslernens bringen Organisationsmitglieder via webgestützter Technologien ihre Meinungen und Erfahrungen zu Prozessen ein. Über konfliktbehaftete Meinungen wird dann ein Konsens erzielt und die Erfahrungen für eine spätere Nutzung erfasst. Was ist indiGo? Methodik & Plattform für ePartizipatives Prozesslernen! Im Rahmen des Projekts indiGo1 wird das ePartizipative Prozesslernen durch ein Intranet-basiertes Prozessinformationssystem (PINS) mit Diskurs- und LessonsLearned-Funktionalität technologisch unterstützt. Eine auf dieses Prozessinformationssystem abgestimmte Methodologie zum geschäftsprozess-orientierten Wissensmanagement sorgt für die organisationale Einbettung des indiGo-PINS. Durch die Diskursfunktionalität des PINS wird eine umfassende Einbeziehung der Organisationsmitglieder ermöglicht. Damit können herkömmliche Ansätze zur Umsetzung des Wandels (Schulungen, Task Teams, Workshop-Kaskaden) ergänzt und unterstützt werden. Der dadurch erzielte Konsens verspricht einen nachhaltigen Wandel durch hohe Akzeptanz, hohes Engagement bei der Umsetzung und eine besondere Qualität durch die Vielfalt von eingebrachten Ideen, Perspektiven und Argumenten. Basierend auf diesen umfassenden Ergebnissen der Partizipation werden Lessons-Learned extrahiert, um bei zukünftigen Prozessausführungen zur Verfügung zu stehen und so die Anwendung der geänderten Prozesse zu unterstützen. Inhalt der Fallstudie? Begleitete Einführung zweier Prozesse! Um diese positiven Effekte zu belegen, wurde eine Fallstudie am IESE durchgeführt. Dabei wurden zwei geschäftsrelevante Prozesse mittels eDiskursen eingeführt: Die Akquise (industrieller) Projekte - Industrial Project Acquisition -und der Konferenzplanungsprozess - Conference Participation Planning. Die Bewertung dieser Prozesse bezüglich Akzeptanz und wahrgenommener Qualität wurde mittels zweier Umfragen gemessen: Die erste Umfrage fand während der Diskussion, die zweite Umfrage nach den auf den Diskussionsergebnissen basierenden Änderungen statt. In diesen Umfragen wurde auch die Einstellung der Teilnehmer zum ePartizipativen Prozesslernen erfasst und mit der Auswertung der Teilnahme an der Diskussion kombiniert. Und das Ergebnis? Es funktioniert! Durch die Fallstudie konnten für die in indiGo entwickelte Methodik und Plattform drei wesentliche Ergebnisse abgeleitet werden: · Die Akzeptanz und die wahrgenommene Qualität der Prozessbeschreibungen wurden gesteigert. · Relevante Prozessverbesserungen konnten aus der Diskussion extrahiert und implementiert werden. · Die Diskussionsteilnehmer waren mit der Diskussion und ihren Ergebnissen zufrieden.