Effiziente Videokonferenzen durch Workflow-Manangement-Systeme

Die Steuerung der Gruppenarbeit durch Workflow-Management-Systeme (WFMS) erlaubt zeitlich entkoppeltes Arbeiten. Dies ist beim Einsatz von Videokonferenzen nicht gegeben. Jedoch führen Videokonferenzen sehr schnell zu einem gemeinsam akzeptierbaren Resultat. Es besteht daher Bedarf, beide Techniken zusammenzuführen. Darüber hinaus ist heutzutage die Durchführung von Videokonferenzen noch teuer, so daß eine Vor- und Nachbereitung gesteuert durch ein WFMS zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann. Durch ein WFMS, das Vorgänge basierend auf Spezifikationen idealer Arbeitsabläufe steuert, läßt sich der Prozeßanteil von Videokonferenzen beherrschen. Im Vorfeld einer Videokonferenz müssen die Agenda und ein Termin ausgehandelt werden, während der Konferenz sollten Personen ein- und ausgeladen werden können und nach der Konferenz z.B. ein Protokoll erstellt, gegengelesen und verteilt werden. Im Aufteilen in Abschnitte mit zeitlich gekoppelter und entkoppelter Arbeit sowie in der Integrati on der synchronen und asynchronen Arbeitsweise in einem WMFS, das auch ad hoc Prozeßmodelle akzeptiert. liegt der Schlüssel zur Kostenreduzierung von Videokonferenzen. Es wird ein realisiertes WFMS-Kozept zur Unterstützung von Videokonferenzen vorgestellt, das auf erweiterten Petri-Netzen basiert. Ein Prozeßmodell legt den Kontrollfluß, die Aufgaben, die zu verwendenden Werkzeuge, die Dokumente und zeitliche Angaben fest. Ein wichtiges Element hierbei sind Gemeinschaftsaufgaben, die allen Gruppenmitgliedern gestellt werden und die gleichzeitig zu bearbeiten sind. Damit stellen sie ein geeignetes Mittel zur Unterstützung von Videokonferenzen dar. Mit den Mitteln der Prozeßmodelle, der Kausalitätsbeziehungen, einem Mechanismus zum Eingehen und Aufheben von Verpflichtungen und der Bereitstellung der erforderlichen Dokumente lassen sich in einem WFMS Videokonferenzen angemessen einbinden.