Entwicklung von Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung: Finanzdienstleistungen

Die Gestaltung von branchenübergreifenden Prozessketten (PRK) trägt entscheidend zur Verbesserung der Zusammenarbeit von Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung bei. Dadurch wird es allen beteiligten Akteuren ermöglicht, wahrnehmbare Effizienzpotenziale zu erschließen. Im Rahmen der Machbarkeitsstudie "Entwicklung von Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung: Finanzdienstleistungen" haben das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, das Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST und das Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie SIT, die Commerzbank AG, die GAD eG und die Universität Tübingen die Potentiale für die Konzeption und Umsetzung von Prozessketten zwischen Finanzdienstleistern und Verwaltungen systematisch analysiert und evaluiert. Der Fokus der Untersuchung lag dabei auf einer branchenweiten Prozessintegration, bei der Prozessketten, die sich über mehrere Wertschöpfungsstufen erstrecken, mit Informationspflichten und Verfahren von Banken und Behörden verknüpft wurden. Zu Beginn wurden 154 Prozessketten anhand eines Untersuchungsmodells analysiert und mittels eines definierten Rasters beschrieben. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse wurde ein mehrstufiges Vorgehensmodell zur Identifikation, Gestaltung und Optimierung von Prozessketten entwickelt. Dieses unterstützt die Evaluation von branchenübergreifenden (sogenannten Level-1) Prozessketten im Finanzwesen hinsichtlich deren Machbarkeit und Potenziale. Das Vorgehensmodell beinhaltet ein Screening und Scoping von PRK und zeigt anhand eines Bauplans gezielte Gestaltungsansätze von organisationsübergreifenden Prozessketten auf. Das Screening ist eine wissenschaftliche und praxisorientierte Methode, um Prozessketten in Bezug auf deren wichtigsten Merkmale und Ausprägungen zu analysieren und zu beschreiben. Dabei werden unterschiedliche Sichten auf die Prozessketten berücksichtigt (fachlich, IT-architektonisch, IT-sicherheitstechnisch und juristisch). Die entwickelte Methode lässt sich je nach Einsatzzweck auf unterschiedliche Analyseebenen anpassen. Das Scoping adressiert eine Methode, um geeignete Ziele für Prozessketten auswählen bzw. beschreiben zu können. Bei der Anwendung der Methode werden unterschiedliche Zieldimensionen berücksichtigt (wirtschaftlich/ organisatorisch, IT-architektonisch, IT-sicherheitstechnisch und juristisch). Die IST-Analyse zeigt, dass einerseits bei Banken eine Vielzahl verschiedener Organisationsbereiche involviert ist, andererseits eine große Anzahl unterschiedlicher Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung adressiert wird. Dabei zeigen die Analysen, dass bei den meisten PRK Informationen, mangels nicht vorhandener Infrastrukturen und gesetzlicher Regelungen, zwischen Banken und der Verwaltung noch immer auf traditionelle Weise mit Papierdokumenten ausgetauscht werden. Dagegen werden in einigen Bereichen von Seiten der Bundesbank und BaFin schon leistungsfähige Portallösungen bereitgestellt, welche einen medienbruchfreien Ablauf der PRK ermöglichen können. Konkret stellte sich heraus, dass Banken eine große Anzahl von Interaktionen mit der Bundesbank (44,2 Prozent) und der BaFin (40,8 P rozent) besitzen. Beide Institutionen bieten bereits heute über ein Extranet bzw. ein Portal Dienste für die Meldung von Daten der Banken an. Dabei werden vordefinierte Datenschnittstellen (XML-Schemata) zugrunde gelegt, die eine hervorragende Voraussetzung für die Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur darstellen. Zur Evaluierung des entwickelten Modells wurden zwei Fallstudien (Private Immobilienfinanzierung und Geldwäscheverdachts-Anzeige) erstellt und sowohl das Vorgehen zur Gestaltung als auch zur Optimierung von PRK angewendet. Im ersten Fallbeispiel wurde eine organisationsübergreifende Prozesskette für einen privaten Immobilienkredit entwickelt, da diese viele verschiedene Akteure aus dem Finanzdienstleistungsbereich sowie der öffentlichen Verwaltung (Bundesanzeiger, Amtsgericht, Grundbuchamt, Finanzamt, Kreditanstalt für Wiederaufbau etc.) adressiert. Durch die Anwendung der oben genannten Methoden konnten in der Beschreibung der SOLL-Prozesskette erhebliche Optimierungspotentiale in Bezug auf Kosten, Zeit und Qualität aufgezeigt werden. Als Ergebnis lässt sich festhalten, dass insbesondere die Schnittstellen zum Nachweis des Einkommenssteuerbescheids und Einkommensnachweises (Finanzamt / Elster, IT-Verfahren ELENA) und zum Grundbuchamt (siehe dazu auch Arbeiten im Rahmen der "Initiative Finanzstandort Deutschland") zu optimieren sind. Ergänzend dazu ist der Aufbau einer Sicherheitsinfrastruktur notwendig, da sie eine Grundlage für andere Prozessketten darstellt (u. a. Einführung und angemessene Nutzung fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen, Einführung einer auf Trusted Domains basierenden standardisierten Sicherheitsinfrastruktur mit einem flexiblen verteilten Identity-Management). Um diese Prozesskette wie in der Fallstudie dargestellt nachhaltig betreiben zu können, ist die Einführung und Nutzung des elektronischen Personalausweises (ePA) erforderlich. Dieser bietet die Möglichkeit zur Bereitstellung und Anwendung der elektronischen Signatur. Im zweiten Fallbeispiel wurde eine medienbruchfreie Prozesskette für Verdachtsanzeigen zur Meldung eines Geldwäschestraftatbestands entwickelt. Ausgangspunkt für dieses Fallbeispiel war das Projekt elektronische Verdachtsanzeige (eVA), in dem bereits ein Grobkonzept für eine elektronische Verdachtsanzeige entworfen worden war. Dort wurde eine Portallösung konzipiert, welche Banken die Möglichkeit eröffnet, ihre Verdachtsanzeigen ausschließlich auf elektronischen Weg an das Bundeskriminalamt zu melden. Von Seiten der Banken besitzen die Erfüllung hoher Sicherheitsanforderungen und die Möglichkeit der Informationstransparenz über den aktuellen Stand des Verfahrens oberste Priorität bei der Realisierung der Portallösung. Die Erkenntnisse aus den beiden Fallstudien sind in mehreren Handlungsfeldern sowohl für Banken als auch öffentliche Verwaltungen dokumentiert. Unter anderem beziehen sich diese auf die Professionalisierung des Managements von Prozessketten sowie den Aufbau geeigneter Infrastrukturen. Diese unterstützen bzw. ermöglichen die Umsetzung von organisationsübergreifenden und medienbruchfreien PRK. Ferner ist es möglich, aufgrund von Synergien mit anderen Deutschland-Online Projekten die Realisierung der infrastrukturellen Voraussetzungen beschleunigen zu können, welche bereits heute geeignete Basisdienste einer deutschlandweiten IuK-Infrastruktur geschaffen haben, die bei der Umsetzung von Prozessketten zwischen Banken und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltungen genutzt werden können. Ebenso kann bei der Definition von Datenübergabestellen zwischen Prozessketten auf Arbeiten aus den Deutschland-Online Vorhaben zur Standardisierung (XÖV-Standards) zurückgegriffen werden. Entsprechend lassen sich die prototypischen Umsetzungen von ausgewählten Verfahren (z. B. Umsetzung Teile der Prozesskette Kreditvergabe unter Einbeziehung des ePA und der IT-Verfahren Elster und ELENA bzw. der Grundbuch-Verfahren) als Blaupause für weitere Prozessketten und Verfahren dienen, welche die Machbarkeit von Level-1 Prozessketten zeigen. Neben den identifizierten IT-bezogenen Handlungsfeldern werden in der Machbarkeitsstudie Ansätze für neue Betreiber- und Geschäftsmodelle im Rahmen des Managements von PRK skizziert. Um das Ziel der praktischen Implementierung von Level-1 PRK erreichen zu können und damit die Realisierung einer im übertragenen Sinne, elektronischen Steckdose zwischen Wirtschaft und Verwaltung zu schaffen, ist die Visualisierung von Prozessketten ("Prozesslandkarte") ein weiterer wichtiger Aspekt. Diese Prozesslandkarte ermöglicht die Erschließung von Wissen über die Prozesskette sowie Informationen über die Zusammenhänge mehrerer PRK in einer "Prozessbibliothek" abzubilden. Diese können von Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträgern, Anwenderinnen und Anwender, Kundinnen und Kunden sowie der interessierten Öffentlichkeit genutzt werden. Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass Level-1 Prozessketten zwischen Finanzdienstleistern und Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung nicht nur von der Wirtschaftsseite gewünscht, sondern auch, wie in den beiden Fallbeispiele gezeigt, notwendig und machbar sind. Die Level-1 PRK helfen, vorhandene Ineffizienzen in der Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft und Verwaltung zu beseitigen und einen schnelleren und reibungslosen Betrieb ermöglichen. Die Studie empfiehlt daher, möglichst schnell die fachlichen und technischen Voraussetzungen für die Umsetzung der genannten Handlungsempfehlungen zu schaffen und die Realisierung von Level-1 PRK voran zu treiben.